Ein Korrespondenzvorgang besteht aus mehreren Aktivitäten, die miteinander kooperieren. Diese können entweder automatisiert ablaufen oder vom Benutzer oder einer Drittanwendung manuell gestartet bzw. bearbeitet werden.
Aktivitäten können auch parallel ablaufen.
Verwaltung eines Korrespondenzvorgangs
Ein Korrespondenzvorgang wird in einer Datenbanktabelle und im Dateisystem verwaltet und durch einen eindeutigen Schlüssel identifiziert. Der Schlüssel kann auch von Fremdsystemen vorgegeben werden.
Normalerweise beschränkt sich die Lebensdauer eines Korrespondenzvorgangs auf die Erstellung der Dokumente und deren Ausdruck. Unter dem Ausdruck der Dokumente wird hier die Übergabe an ein Outputmanagementsystem wie Odin verstanden.
Es besteht auch die Möglichkeit, einen Korrespondenzvorgang zu speichern, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Dies wird durch einen internen Status des Vorgangs ermöglicht.
Der Status eines Korrespondenzvorgangs
Ein neuer Vorgang wird immer mit dem Status 1 (in Bearbeitung) angelegt.
Beim Schließen des Vorgangs kann entweder der Status 0 gesetzt werden (gespeichert, aber für weitere Bearbeitung offen) oder auch der Status 2 (Vorgang ist abgeschlossen und kann prinzipiell gelöscht werden).
Aktionen in einem Korrespondenzvorgang
Folgende Aktionen gehören zu einem Korrespondenzvorgang:
- Anlegen des Korrespondenzvorgangs
- Festlegen der Parameter für die Datenbeschaffung (optional)
- Datenbeschaffung (optional)
- Anreichern der Bündelstruktur (dynamisches Bündel, optional)
- Konfigurieren der Dokumente (optional)
- Festlegen der manuellen Variablen (optional)
- Generieren der Dokumente
- Nachbearbeiten der Dokumente (optional)
- Drucken und Archivieren (optional)
- Schließen des Korrespondenzvorgangs